Was sind umlagefähige Nebenkosten?

Eine häufige Frage, die sich angehende Vermieter stellen ist die Frage, welche Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden können.

Hierzu gilt es zunächst den Unterschied zwischen nicht umlagefähige und umlagefähige Nebenkosten zu definieren.

Neben der klassischen (Kalt-)Miete hat der Mieter ebenfalls Teile der Nebenkosten zu tragen, die im Zuge der Bewirtschaftung seiner Mietswohnung anfallen. Diese zur Miete zusätzlich anfallenden Kosten werden als sogenannte umlagefähige Nebenkosten bezeichnet. Für Vermieter gilt es hierbei zu beachten, dass idealerweise sämtliche umlagefähige Nebenkosten im Mietvertrag aufgeführt werden. Ist dies nicht der Fall, muss der Mieter die meisten der nachfolgend aufgeführten Nebenkosten auch nicht zahlen.

Dies sollte daher bei der Erstellung des Mietvertrags berücksichtigt werden. Die umlagefähigen Nebenkosten stellen somit für den Vermieter lediglich einen durchlaufenden Posten dar. Der Vermieter hat diese Kosten an den jeweiligen Erbringer der Leistung (Hausverwaltung, Stadt oder Dienstleister) zu zahlen und kann seinerseits diese Kosten vom Mieter über die umlagefähigen Nebenkosten wieder zurückholen.

Für die Einstufung als umlagefähige Nebenkosten gilt daher, dass es sich bei den Kosten um regelmäßig wiederkehrende Leistungen handeln muss. Verwaltungsaufwendungen, Instandhaltungsleistungen sowie Instandsetzungskosten sind daher nicht auf den Mieter umlegbar. Wie bei nahezu allen nachfolgenden Nebenkosten gilt die Umlagefähigkeit der einzelnen Kosten nur dann, wenn diese zuvor mietvertraglich wirksam vereinbart wurden (§556 BGB):

Zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen u.a.:

Grundsteuer

Als Eigentümer einer Wohnung ist (in der Regel vierteljährlich) die Grundsteuer an die jeweilige Stadt abzuführen. Höhe und Zahlungsfristen können vom Eigentümer dem eigenen Grundsteuerbescheid entnommen werden. Entsprechend der Regelungen der BetrKV (Betriebskostenverordnung) ist die Grundsteuer vollständig auf den Mieter umlagefähig.

Gebäudereinigung

Regelmäßig wiederkehrende Ausgaben für die Gebäudereinigung zählen ebenfalls zu den umlagefähigen Nebenkosten. Zu diesen wiederkehrenden Reinigungen zählen u.a. die Reinigung von gemeinschaftlich genutzten Flächen wie Hausflur, Gänge oder Keller. Einmalige Kosten wie das Entfernen von Graffiti oder die Reinigung der Fassade sind entsprechend nicht umlagefähig.

Sofern der Mieter zur Hausreinigung (mit-)verpflichtet ist, er dieser Pflicht jedoch nicht nachkommt, ist der Vermieter berechtigt eine Abmahnung zu erteilen. Hierin sollte zudem darauf hingewiesen werden, dass bei anhaltender Nichtbeachtung der Pflichten, die Reinigung durch einen professionellen Dienstleister durchgeführt wird, dessen Kosten in diesem Fall durch den Mieter zu tragen sind. Zu beachten ist hierbei, dass die voraussichtlich anfallenden Kosten hierfür in der Mahnung bereits aufzuführen sind, um eine spätere Umlage auf den Mieter zu ermöglichen.

Gartenpflege

Sofern Ihr Objekt einen Garten und/ oder Grünflächen umfasst, werden diese üblicherweise durch externe Dienstleister gepflegt. Die hierfür entstehenden Kosten können umgelegt werden. Hierzu zählen u.a. folgende Arbeiten:

• das Mähen des Rasens,
• Unkrautbekämpfung,
• das Schneiden/ Stutzen der Pflanzen und Sträucher,
• das Nachsäen von Blumen und Rasen,
• die Entsorgung von Gartenabfällen
• das Düngen der Gartenanlage
• Vertikutieren sowie
• Die regelmäßige Bewässerung.

Personal- und Materialkosten, welche in Verbindung mit der Gartenpflege anfallen sind ebenso umlagefähig. Zudem wurden in jüngster Vergangenheit  die Anschaffungskosten von Arbeitsgärten zunehmend als ebenso umlagefähig eingestuft. Voraussetzung für diese Einstufung ist, dass hierdurch Personalkosten eingespart werden.

Eine umfassende Neu- bzw. Umgestaltung der Gartenanlage ist dagegen nicht umlagefähig. Wiederum sind Kosten für verdorbene oder beschädigte Pflanzen oder das Fällen von Bäumen, welche in Folge eines Sturms beschädigt wurden, auf den Mieter umlegbar.

Weigert sich der Mieter Teile der Kosten für die Gartenpflege zu übernehmen, gilt es einzuschätzen inwieweit eine Nutzung des Gartens durch den Mieter erfolgt. Ist ihm eine Nutzung des Gartens nicht möglich, während den anderen Bewohnern der Anlage eine Nutzung möglich ist, können die Kosten nur sehr eingeschränkt oder gar nicht auf den Mieter umgelegt werden. In diesem Fall bedarf es einer näheren Betrachtung des jeweiligen Einzelfalls. Sollte der Mieter die Gartenanlage nicht nutzen obwohl es ihm möglich wäre, ist er trotzdem verpflichtet die anteiligen Bewirtschaftungskosten zu tragen.

Kabel- oder Antennenanlagen

Betriebskosten für Kabel- oder Antennenanlagen können auf den Mieter umgelegt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob der Mieter eine eigene Satellitenanlage installiert hat.

Wasserversorgung

Kosten für den Betrieb der Wasserversorgungs- bzw. Wasseraufbereitungsanlage, vorgeschriebene Wasseruntersuchungen, sowie die Kosten des Wasserverbrauchs sind allesamt als umlagefähige Nebenkosten einzuordnen. Hierzu zählt ebenso die Eichung von Wasserzählern.

Entwässerung

Auch die finanziellen Aufwendungen, die im direkten Zusammenhang mit der Haus- und Grundstücksentwässerung (z.B. der Abfluss von Schmutz- oder Regenwasser) anfallen sind als umlagefähige Nebenkosten einzuordnen.

Straßenreinigung und Müllabfuhr

Hierzu zählen kommunale Gebühren für Müllabfuhr und Straßenreinigung. Sofern vertraglich vereinbart, ist auch der Winterdienst (z.B. Streumittel) der Straßenreinigung zuzuordnen und somit umlagefähig.

Einmalige Entsorgungen wie Gartenabfälle oder Bauschutt sind, wie zuvor bereits erläutert, unregelmäßig bzw. einmalig und daher nicht umlagefähig.

Hausmeister oder externer Hausmeisterdienstleister

Ein häufiger Streitpunkt hinsichtlich der Einstufung als umlagefähig, stellen Kosten für den Hausmeister(-service) dar. Dies liegt v.a. daran, dass der Hausmeister zum einen auch für nicht-umlagefähige Arbeiten zuständig ist und er andererseits oftmals auch umlagefähige Leistungen wie z.B. den Winterdienst erbringt, welche bereits gesondert umgelegt werden. Um hier einzelne Bestandteile der Hausmeisterleistungen umlegen zu können ist eine klare Aufteilung der Kosten in ihre Einzelpositionen vorzunehmen.

Allgemeine Beleuchtung

Zur Allgemeinen Beleuchtung zählen sämtliche Leuchtanlagen in gemeinschaftlich genutzten Teilen der Anlage (Gemeinschaftseigentum), wie Hausflur, Eingangsbereich, Treppenhäuser oder Kellergänge. Die Stromkosten dieser Anlagen können ebenso wie eine etwaige Zählermiete umgelegt werden. Selbiges gilt für Stromkosten gemeinschaftlich genutzter Anlagen (z.B. Aufzug oder Gegensprechanlage) können. Instandhaltungskosten der (Glüh-)Lampen oder Sicherungen sind dagegen von der Eigentümergemeinschaft selbst zu tragen.

Heiz- und Warmwasserkosten

Üblicherweise bilden Heiz- und Warmwasserkosten den Großteil der anfallenden Betriebskosten einer Wohnung. Ihre Umlegung ist durch die Heizkostenverordnung geregelt. Heizkosten können auch ohne explizite vertragliche Vereinbarung umgelegt werden, sofern diese verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Eine pauschale Heizkostenabrechnung ist dabei lediglich im Spezialfall eines selbstbewohnten Einfamilienhauses mit Einliegerwohnung umlegbar.

Kosten der Heizungsanlage

Wartung und Instandhaltung der Heizungsanlage sowie sicherheitsbedingte Prüfungen der Anlage sind umlagefähige Nebenkosten.

Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen

Sofern die Versorgung mit Warmwasser und die Versorgung mit Heizwärme durch dieselbe Anlage erfolgt, sind die Kosten dieser Anlage ebenfalls umlagefähig.

Personen und Lastenaufzüge

Die für Aufzüge vorgeschriebenen Prüfungs- bzw. Wartungsfristen, sowie die Kosten eines benötigten Notrufbereitschaftsdienstes stellen regelmäßig anfallende Kosten dar und sind somit umlagefähig. Da wie bereits bei vorherigen Punkten (z.B. der Allgemeinen Beleuchtung) die Kosten für Instandsetzung nicht vom Mieter zu tragen sind, gilt es, bei geschlossenen Vollwartungsverträgen eine strikte Aufteilung der Kosten vorzunehmen. Dabei sollten die anfallenden Kosten für die Vollwartung separat nach Instandsetzungs- und Wartungsarbeiten ausgewiesen werden. Dies ermöglicht eine separate Umlegung der Wartungskosten.

Verschiedene Versicherungen, die das Gebäude betreffen

Versicherungen, welche die Immobilie selbst betreffen, wie Haftpflicht- und Sachversicherung sind vom Mieter zu tragen (sofern im Mietvertrag geregelt). Den Vermieter betreffende Versicherungen wie beispielsweise eine Versicherung gegen Mietausfall sind nicht umlagefähig.

Schornsteinfeger

Schornsteine, welche Verbrennungsgase abführen unterliegen einer gesetzlichen Überprüfungspflicht. Diese Schornsteinfegerkosten sind somit als wiederkehrende Kosten somit vollständig auf den Mieter umlegbar.

Spielplatz

Die laufenden Kosten für einen Spielplatz sind (sofern im Mietvertrag geregelt) vom Mieter unabhängig seiner Nutzung zu tragen. Hierzu zählen u.a. die Erneuerung des Sandes sowie die Reparatur von Spielgeräten. Der Austausch oder die Neuanschaffung von Spielgeräten können dagegen ebenso wie die Neugestaltung des Spielplatzes nicht umgelegt werden.

Ungezieferbekämpfung

Besteht eine konkrete Dringlichkeit bzw. Notwendigkeit zur regelmäßigen Ungezieferbekämpfung in den Gemeinschaftsräumen können Kosten hierfür umgelegt werden. Sofern jedoch keine objektiv erkennbare Dringlichkeit besteht oder lediglich einmalige Maßnahmen getroffen werden ist eine Umlage erneut unzulässig.

Wiederkehrende Prüfungen

Regelmäßig wiederkehrende Prüfungen der Rauchmelder, Feuerlöscher und Blitzableiter können dem Mieter berechnet werden. Dies kann ebenfalls für die Reinigung der Dachrinnen vereinbart werden, in deren Zuge der Abfluss des Regenwassers überprüft wird.

Maßnahmen zur Betriebssicherheit

Kosten, die zur Sicherung der Betriebssicherheit gehören können ebenfalls als umlagefähige Nebenkosten festgehalten werden.

Sonstige Betriebskosten

Dieser Kategorie können u.a. Kosten für Sauna, Schwimmbad, Klimaanlagen und/ oder Garagenanlagen zugeordnet werden. Sie müssen explizit einzeln im Mietvertrag aufgelistet werden, um eine Umlage zu ermöglichen.

Abschließend lässt sich festhalten, dass es sich bei umlagefähigen Nebenkosten in aller Regel um wiederkehrende Ausgaben handelt. Einmalig anfallende Kosten sind dagegen nur in selten Fällen auf den Mieter umzulegen. Auch weisen wir erneut daraufhin, dass eine explizite und klare Auflistung aller auf den Mieter umgelegten Kosten im Mietvertrag erfolgen muss, um die Rechtmäßigkeit der Umlagen zu gewährleisten.